Merhaba! Ben Berfin. Beni unutmuş olabilirsiniz diye kendimi baştan tanıtayım dedim. Tamam, biliyorum, buraya yeterince ilgi göstermiyor ve yazacağım dediğim şeyleri bile 6 ay sonra yazabiliyorum ama bunun için halihazırda bir vicdan azabı taşıdığımı da bilmenizi isterim. Bu yazı da uzun zamandır aklımda olan, ayrıca öneri olarak da gelen ve istenen bir konu üzerine: Mail yazmak!

Benim üniversite hayatımın ilk yıllarından beri işime en çok yarayan becerilerden biri oldu bu, üstelik ben de bir sürü blog yazısını didik didik ederek yazdığım mailleri yontarak temiz bir hale getirirdim. Bugüne kadar yazdığım maillerin, ya da genel olarak insanlarla yazarak kurduğum iletişimin çok faydasını gördüm. Birçok yeri ziyaret etme, birçok insanla tanışma ve görüşme, staj ve araştırma programlarına dahil olma şansına erişmede çok büyük faydası oldu çünkü akademide herkesle yüz yüz görüşme şansımız olmayabiliyor, hele ki aradığımız imkanlar yurt dışında ise. İmkanlarımızı çevremizle sınırlandırmak istemiyorsak ne istediğimizi iyi bilmek ve bunu iyi ifade edebilmek gerçekten çok önemli. “İyi ifade etmek” derken neyden söz ettiğime de değinmek istiyorum.

Bir üniversite öğrencisinden staj için mail alan bir akademisyenin mailde görmek isteyecekleri;
  1. Garip olmayan bir mail adresi
  2. İçeriği net olarak tanımlayan bir konu başlığı
  3. Doğru bir hitap
  4. Yazma amacınızı tek cümlede özetleyen bir giriş
  5. Kendinizi ve geçmiş deneyimlerinizi özetleyen bir paragraf
  6. Bu araştırma konusuna / laboratuvara / projeye olan ilginizi anlatan kısa bir paragraf
  7. Kapanış
  8. Mail imzası
  9. Mail ekleri (Akademik CV)

Bu maddeleri biraz daha açacağım elbette fakat genel olarak dikkat etmemiz gereken şeyler bunlar. Bu mail iskeleti biraz da niyet mektubu gibi duruyor, bu nedenle eğer niyet mektubunu ayrı olarak yazıp maile ekleyecekseniz 5. ve 6. maddeyi mailden çıkarıp sadece diğerleri ile kısa bir mail yazabilir, niyet mektubunuzun ekli olduğunu belirtebilirsiniz.

1. Mail Adresi

Her şeyden önce; ilk maili attığınız mail adresiniz, bundan sonraki iletişimi kuracağınız tek mail adresi olabilir. Bu nedenle aktif olarak kullandığınız, ismi çok garip olmayan -isminiz ve soy isminizden oluşması çok daha iyi, depolama alanı açısından sorun yaşamadığınız bir mail üzerinden iletişime geçmeniz çok daha iyi olacaktır. Eğer okulunuzun server’ına bağlı bir mail adresiniz varsa bu çok daha iyi, çünkü staj maillerine yanıt almamanın bir nedeni de -diğer nedenlere göre küçük bir ihtimal olsa da- maillerinizin spam kutusuna düşmesi olabilir. Resmi okul adresinizden attığınız maillerinizin ciddiye alınma ihtimali ve gelen kutusuna düşme ihtimali çok daha yüksek.

2. Mail Konusu

Eminim bu konuda hemfikiriz; bildirimini aldığımız mailleri açıp açmamak üzerinde etkisi en büyük olan şeylerden biri de mail konusu kısmına yazılan şey. Mail konu başlığında en çok dikkat edilmesi gereken iki şeyin “Kısalık” ve “Spesifiklik” olduğunu düşünüyorum. Mailin ne için atıldığının net olması ve açılmadan içeriğin anlaşılması, başlığın (ve hatta içeriğin de) kısa olması, okuyucunun maili herhangi bir yerde telefonundan bile okumayı tercih edebilmesini sağlar ve. Bu da okunmasını ve yanıtlanmasını, kısaca okuyucunun işini kolaylaştırır.

3. Hitap Şekli

Maillerinize başlarken, okuyuca hitap etmek için sakın Mr, Mrs, Miss kullanmayın. Bunun yerine Dr veya Professor gibi ünvanlar kullanın. Çok basitçe, ünvanı Dr olan birine yazdığınız maile “Dear Dr. xxx” ile başlayabilirsiniz. Mail yazdığınız kişinin ismini doğru yazdığınızdan emin olun, bu da oldukça önemli bir nokta.

4. İlk Cümle

İlk cümleniz, yazma amacınızı net olarak belirtmeli. “Laboratuvarınızda staj yapmak istediğim için yazıyorum.”, “xx araştırma programı kapsamında sürdüreceğiniz xx projesine ilgili olduğum ve bu projeye başvurmak istediğim için yazıyorum.” gibi. Bu da, okuyucuya mailin devamını ne zaman okuyacağını kararlaştırmak ile ilgili yardımcı olur. Devamını okumadan önce, gönderen kişinin bunca şeyi neden anlattığını bilmesi daha anlamlı olacaktır zaten.

5. Sizi ve deneyimlerinizi anlatan paragraf

İsminizi, bölümünüzü, ilgili olduğunuz konuları ve geçmiş deneyimlerinizi anlatacağınız kısım burası. Sakın burayı uzun tutmayın, çünkü burada olması gereken şeyler zaten akademik CV’nizde detaylıca bulunuyor olacak (bulunmuyorsa da, bulunmalı). Geçmiş deneyimlerinizi araştırma konusu-yeri şeklinde birer cümle ile anlatıp, bu araştırmalarda çalışmanın size ne kazandırdığını ve özellikle ne öğrendiğinizi, sizi sonraki araştırmalar konusunda nasıl etkilediğini ekleyebilirsiniz. Eğer daha önce hiç staj yapmamış, herhangi bir projede gözlemci olarak dahi bulunmamışsanız en azından ilgili olduğunuz birkaç konu belirtip bu konularda kendi çapınızda yaptığınız okumalardan – araştırmalardan yola çıkarak sizi neden etkilediğini, neden bu konuları daha detaylı öğrenmek istediğinizi, öğrendiğiniz en ilgi çekici şeyi belirtebilirsiniz. Hele ki burada belirteceğiniz şey, başvuracağınız proje ile de ilişkili bir konu ise bunları daha spesifik ve detaylı bir şekilde anlatmak daha iyi olabilir. Gerçekten ilgili olduğunuzu detaylı araştırmalarınız ve okumalarınızla desteklediğinizi kanıtlayın, karşı tarafı ilginize ikna edebilmelisiniz.

Eğer ilgili değilseniz, sakın yalan söylemeyin! Bunun yerine, ilgili olduğunuz bir konu bulup gerçekten araştırmaya zaman ayırın ve bununla ilişkili projelere ve laboratuvarlara başvurun. Hem kendinize, hem danışmanınıza karşı her zaman dürüst olmanız bütün sürecin sağlıklı ilerlemesinin anahtarı.

6. Neden özellikle bu laboratuvar?

Başvurduğunuz laboratuvarı özellikle seçme nedeninizi açıkça belirtin. Bunun için laboratuvarın geçmiş veya süren projelerine dair okumalar yapmak, gerçekten ne yaptıklarını anlamaya çalışmak ve hangi kısmına dahil olmak istediğinizi bilmek önemli. Bu laboratuvardaki araştırmalarda sizi heyecanlandıran şey ne ve buradan hangi becerileri almayı, neler öğrenmeyi hedefliyorsunuz, bunların yanıtlarını bulmak için kendinize biraz zaman verin ve ardından bu paragrafı şekillendirin.

7. Kapanış

Bütün derdinizi anlattıktan sonra bir kapanış cümlesi ile mail içeriğini sonlandırabilirsiniz. Ek olarak bir akademik CV eklediğinizden emin olmalısınız. Ek olarak başka ne eklediyseniz, bunları sonda belirtmelisiniz; “CV’m ektedir.” olabilir. Eğer bir programa başvurmuyorsanız “Gerekli görürseniz referans mektuplarımı da gönderebilirim.” benzeri bir cümle ekleyebilirsiniz, çünkü belli bir başvuru prosedürü olan programlarda referans muhakkak istenirken, başvuru sistemi olmayan bir laboratuvara kendiniz ulaşıyorsanız referans mektubu görmek isteyip istemediklerini öğrenmenin yolu böyle bir cümledir. Ardından “Sizden bir yanıt almak için bekliyor olacağım.” gibi bir son cümle ve altına “Saygılarımla,” yazabilirsiniz. Buradan sonra ise mail imzanız gelecek.

8. Mail imzası

Mail imzası, maillerinizin sonunda yer alan ve size dair “kimlik” niteliğinde bilgileri belirten kısa bir metindir. Bunu kullandığınız mail servisinin ayarlarından ayarlayabilir ve yazdığınız tüm maillerin sonuna eklenmesini sağlayabilirsiniz. Bir mail imzası isminizi, okulunuzu, bölümünüzü veya çalıştığınız bir enstitü ve laboratuvar varsa detaylarını, dilerseniz adresinizi ve telefon numaranızı içerebilir. Örneklerine Google’dan bakabilirsiniz.

9. Mail ekleri

Ekler kelimesi baya tehlikeli, şuradan itibaren canım ekler çekti.

Eklere, CV ve dediğim gibi, içerikte araştırmalarınızdan, motivasyonunuzdan ve kendinizden çok fazla söz etmeyecekseniz yazdığınız bir niyet mektubunu ekleyebilirsiniz. CV’nizin akademik CV olduğundan emin olun, bu tip bir CV bütün araştırma geçmişinizi detayları ile içermelidir. Bu araştırmalarda veya stajlarda kullandığınız teknikler, edindiğiniz en önemli birkaç beceri, araştırma kapsamında sürdürdüğünüz deneyler veya üstlendiğiniz görevler yazmalıdır. Akademik CV’de genelde fotoğraf ve doğum tarihi olmaz. Bunun sebebini çok merak etmiştim ve çok sonralarda okuyucunun sadece deneyimlerinize odaklanmasını ve yaştan dolayı ayırım yapmaması olduğunu öğrendim. Belki de yanlıştır ama özellikle gördüğüm ve dikkat edildiğine şahit olduğum bu detayı da paylaşmak istedim.

Benim mail yazarken dikkat ettiğim adımlar bu kadar. Şimdi “önerilerini kuru kuru yazmak yerine bir tane örnek mail yazıp onu da ekleseydin daha iyi olurdu” diyen olursa yanıtım şu olabilir,

Örneğe ne gerek var, göndereceğin maili direkt ben yazsam daha da iyi olmaz mı? 🙂

Hepinize başarılar ve bilim dolu günler diliyorum!

Yılın en güzel ayının tadını çıkarmanız dileği ile, sınavlarınızda da başarılar!

Saygılarımla,

ve sevgilerimle,

Berfin.

Posted by Berfin Dağ

"Evren kadar atomdan oluşan ve evrende bir atom kadar olanım."

3 Yorum

  1. Ne güzel bilgiler veriyorsun Berfin. Birçok kişi mail yazmayı bilmiyor bence. Şöyle bir parantez açayım. Küçük oğlum bu yıl 9.sınıf. Ve 9.sınıfın ilk konusu CV yazmak, staj için başvuru yapmaktı. Haftalarca bu konu üzerine yoğunlaştılar. Örnekler oluşturdular, neler yanlış neler doğru tek tek üzerinden geçtiler, başka bir okulla birlikte seminer günleri oldu. Bu yıl sosyal stajını yaptı, seneye işletme stajı yapmak üzere başvuru yapıyor şu sıralar. Demem o ki daha 9. sınıfta bu konuyu tamamladılar ve burda cidden çok önem veriyorlar.

    Cevapla

    1. Wow! Harikaymış, 9. sınıfta bu kadar önemli beceriler edinmeleri ve uygulamaları gerçekten hayranlık uyandırıcı. Keşke biz de erkenden öğrenseydik ve bazı deneyimleri zamanında edinseydik, yaşasaydık. Kim bilir kimlerin hayat tercihleri bu deneyimlere göre şekillenir ve daha güzel olurdu. Oğlunuza başarılar diliyorum ve kocaman sevgiler. <3

      Cevapla

  2. Bir görünüp bir kayboluyorsun. Nerelerdesin? Blog evreni sensiz eksik kalıyor…

    Cevapla

Leave a reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir